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Búsqueda

La herramienta Búsqueda de contenido ofrece a los usuarios distintas maneras de acceder, agrupar y guardar la gran cantidad de contenido disponible en Content Collection. Esta herramienta proporciona una manera alternativa de acceder a la información presentada en la vista de accesos directos o en el árbol de carpetas del usuario. Además, proporciona información compartida con un usuario, pero a la que no se puede acceder desde el menú de Content Collection.

La herramienta de búsqueda resulta muy útil en uno de estos dos casos:

  • Al acceder a archivos o carpetas que no se muestran en el árbol de carpetas. Si se ha otorgado un permiso de lectura a un usuario sobre un archivo o una carpeta que no se muestra en la vista de accesos directos o en el árbol de carpetas del usuario, se pueden utilizar criterios de búsqueda para buscar el elemento, como, por ejemplo, el nombre del archivo o de la carpeta o el nombre de usuario de la persona que creó el archivo.
  • Si se quiere descubrir información. La búsqueda le permite buscar información almacenada en Content Collection relativa a un tema determinado, escrita por un usuario específico o que incluya metadatos particulares.

Puede buscar rápidamente desde el panel Búsqueda del menú de Content Collection. Resulta muy útil cuando se conoce al menos una parte del nombre del elemento. Los usuarios tienen también la opción de realizar una Búsqueda básica, o bien una Búsqueda avanzada. La página Búsquedas guardadas permite guardar las búsquedas y utilizarlas cada vez que se desee. Los usuarios también pueden buscar carpetas de trabajo y elementos de dichas carpetas.

En una búsqueda básica o en una avanzada, se buscan los elementos de Content Collection adjuntos a las carpetas de trabajo. Las carpetas de trabajo completas y sus elementos (tales como páginas de bienvenida y de elementos) no se pueden buscar mediante la búsqueda básica ni la avanzada. Para localizar estos elementos, utilice la función de búsqueda de carpeta de trabajo.

Búsquedas "inteligentes"

Todas las búsquedas dependen del permiso del que el usuario disponga sobre un archivo o una carpeta. Si no se dispone de permiso de lectura sobre un elemento, este no se mostrará en los resultados de la búsqueda, incluso aunque coincida con los criterios de búsqueda. Si se dispone de permisos adicionales sobre un archivo o una carpeta, el permiso se aplicará a ese archivo o esa carpeta si se abre desde los resultados de búsqueda.

Búsquedas ‘And’

Al introducir criterios en varios campos de búsqueda de la página Buscar, se crea lo que se denomina búsqueda ‘AND’ (Y). Para que un elemento se muestre en los resultados de búsqueda, es necesario que cumpla todos los criterios introducidos en la página. Todos los criterios introducidos limitan la búsqueda.

Para ejecutar una búsqueda, solo es necesario introducir criterios en uno de los campos de la página. Si no se introduce ningún criterio, no se devolverán todos los archivos y las carpetas.

No se distingue entre mayúsculas y minúsculas

Las búsquedas no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. La búsqueda ignorará si se utilizan letras mayúsculas o minúsculas y devolverá los mismos resultados.

Criterios de búsqueda

La información siguiente es de utilidad al realizar búsquedas en Content Collection:

  • Los usuarios deben introducir al menos un término en la página de búsqueda; no se devolverán todos los archivos del sistema si no se introduce ningún valor.
  • Si se introducen varias palabras en una búsqueda, solo se mostrarán aquellos archivos que incluyan todas las palabras especificadas.
  • Es posible utilizar búsquedas con caracteres comodín al buscar contenido de archivos. Por ejemplo, si se introduce “búsqueda*”, se mostrarán los elementos que contengan “búsqueda” y “búsquedas”. No es posible realizar búsquedas de partes de palabras en este caso.
  • Las búsquedas de partes de palabras pueden usarse al buscar nombres de archivos. Por ejemplo, si se introduce “búsquedas”, se mostrarán los elementos que contengan “búsqueda” en el nombre del archivo. No es posible realizar búsquedas con caracteres comodín en este caso.
  • Los usuarios pueden introducir una extensión de archivo en el cuadro Nombre de archivo o carpeta para ver todos los archivos que tienen un determinado tipo de extensión. Por ejemplo, se puede introducir “.xls” para ver todos los archivos de Excel.
  • Utilice los botones de las páginas Buscar y Resultados de la búsqueda, tales como Enviar y Atrás, en vez de usar las opciones de la barra de acción del navegador o la opción INTRO del teclado. Si se utilizan opciones no disponibles en las páginas de Content Collection, pueden aparecer mensajes de error.

Búsquedas con caracteres comodín y búsquedas aproximadas

La información siguiente es de utilidad al realizar búsquedas aproximadas y con caracteres comodín en Content Collection. Es posible utilizar estos tipos de búsqueda únicamente al buscar contenido de archivos, no sus nombres.

  • Se puede realizar una búsqueda de comodín usando un asterisco ("*") en mitad o al final de los términos de búsqueda. Esta opción se utiliza para buscar un término en el que un carácter es dudoso (por ejemplo, “u*o” si se busca "uso" o "uno") o cuando hay varios caracteres dudosos (por ejemplo, “califica*” si se buscan variantes de "califica", como "calificación", "calificado", etc.).
  • El símbolo de asterisco ("*") no se puede usar como primer carácter de una búsqueda, ya que hará que se muestren todos los elementos de Content Collection.
  • Es posible realizar búsquedas aproximadas mediante el uso de la marca diacrítica, el símbolo "~". Por ejemplo, para buscar un término que se escribe de manera similar a “buscar”, especifique "buscar~".
  • Los usuarios pueden buscar palabras que estén próximas entre sí mediante el símbolo "~". Por ejemplo, para buscar "prueba" e "historial" con un espacio máximo de 10 palabras entre sí en un documento, especifique la siguiente búsqueda: "prueba historial"~10.

Búsquedas booleanas

Es posible utilizar los siguientes operadores booleanos para buscar en Content Collection: AND, OR, NOT, “-“, “+”. Los operadores booleanos deben introducirse completamente en MAYÚSCULAS. Es posible utilizar paréntesis para agrupar frases y formar subconsultas en las búsquedas.

  • Operador "OR": Este operador vincula dos términos para obtener documentos que incluyan uno de esos términos. Se puede utilizar el símbolo “ll” en lugar de la palabra OR. Por ejemplo, para buscar documentos que contengan "prueba de historia" o solamente "prueba", haga una de las consultas siguientes: "prueba historial" ll prueba, "prueba historial" OR prueba
  • Operador "AND": El operador "AND" busca documentos que incluyan ambos términos en cualquier parte del texto. Se puede utilizar el símbolo “&&” en lugar de la palabra AND. Por ejemplo, para buscar documentos que contengan "prueba historial" e "historial prueba", haga una de las consultas siguientes: "prueba historial" && "historial prueba""prueba historial" AND "historial prueba"
  • Operador "NOT": El operador "NOT" excluye documentos que contengan un término específico. Se puede utilizar el símbolo “!” en lugar de la palabra NOT. Por ejemplo, para buscar documentos que contengan “historial prueba” pero no “cálculo prueba”, haga una de las consultas siguientes: “historial prueba” ! “cálculo prueba”“historial prueba” NOT “cálculo prueba”
  • Operador "+": Este operador requiere que el término posterior al símbolo “+” esté en alguna parte del texto de un documento determinado. Por ejemplo, para buscar un documento que incluya “prueba” y pueda incluir “historia”, haga la consulta siguiente: +prueba historia
  • Operador "–": Este operador excluye documentos que contengan un término específico. Por ejemplo, para buscar documentos que contengan “prueba de historia” pero no “actividad de historia”, haga la siguiente consulta: historial prueba – actividad
  • Agrupación: Es posible utilizar paréntesis para agrupar frases y formar subconsultas en una búsqueda. Por ejemplo, para buscar “historia” o “revolución” y “prueba”, haga la siguiente consulta: (historia OR revolución) AND prueba

Búsquedas básicas

La Búsqueda básica permite a los usuarios buscar rápidamente elementos de Content Collection utilizando un número limitado de criterios de búsqueda. El nombre del archivo y todos los metadatos asociados a él se incluirán automáticamente en la búsqueda.

La búsqueda básica incluye dos opciones:

Opciones de la búsqueda básica
Opción Descripción
Criterios de búsqueda
Metadatos, nombre de archivo o nombre de carpeta
  • En el menú desplegable, seleccione  Contiene  para buscar todos los elementos que contengan el criterio introducido, o bien seleccione  Es igual a  para buscar todos los elementos que coincidan exactamente con lo que ha introducido.
  • Introduzca el texto a buscar en Content Collection. Este campo busca los nombres de metadatos, archivos y carpetas cargados en Content Collection.
  • Los tipos de archivos que se buscan son: DOC, XLS, PPT, PDF (excepto archivos pdf codificados), HTML, HTM, RTF, TXT.
  • El asterisco (*) se puede utilizar para encontrar todos los archivos y carpetas que un usuario tenga permiso para leer (hasta un número establecido por el administrador de la institución). Esto se denomina búsqueda con comodín.
  • Se pueden efectuar búsquedas de partes de palabras (si se escribe solo una parte de una palabra en lugar de la palabra completa como, por ejemplo, "medioam" en lugar de "medioambiente").
  • Se puede realizar una búsqueda de comodín de carácter único mediante el símbolo “*” en el medio o al final de los términos de búsqueda. Esto se utiliza para encontrar un término en el que un carácter es dudoso como, por ejemplo, “da*os”.
  • Se puede realizar una búsqueda de comodín de varios caracteres mediante el símbolo “*” en el medio o al final de los términos de búsqueda. Esto se utiliza para buscar un término cuando varios caracteres sean dudosos como, por ejemplo, “prueba*”.
  • Es posible realizar búsquedas aproximadas mediante el uso de la marca diacrítica, el símbolo “~”. Por ejemplo, para buscar un término que se escribe de manera similar a “buscar”, introduzca “buscar~” en el campo de búsqueda.
  • Los usuarios pueden buscar palabras que estén próximas entre sí con la marca diacrítica, el símbolo “~”. Por ejemplo, para buscar "prueba" e "historia" entre 10 palabras de cada una en un documento, haga la búsqueda siguiente: "prueba historia"~10.
Buscar contenidos de archivos Seleccione esta casilla de verificación para buscar en el contenido de los propios archivos.

Búsquedas avanzadas

La Búsqueda avanzada incluye las mismas opciones que una búsqueda básica, además de lo siguiente:

  • Buscar comentarios de archivo
  • Opciones de búsqueda adicionales y búsquedas de metadatos para obtener resultados más limitados
  • La función Guardar búsqueda permite al usuario guardar los criterios de búsqueda y volver a ejecutar la búsqueda con un clic desde la página Búsquedas guardadas
  • Buscar contenidos de archivos: Buscar contenidos de archivos es la misma opción de búsqueda que se ofrece en la búsqueda básica. Si un archivo contiene los criterios que se han introducido en el campo de búsqueda, el archivo aparecerá en los resultados.
  • Buscar comentarios de archivo: Si un archivo incluye comentarios que cumplen los criterios de búsqueda introducidos en el campo de búsqueda, el archivo aparecerá en los resultados. Para poder ver comentarios en un archivo, los comentarios deben ser Compartidos (no privados) o debe existir un permiso de administración para el usuario en el archivo.

Opciones de búsqueda adicionales

Las opciones de búsqueda adicional permiten limitar los resultados de búsqueda a criterios más específicos. Al igual que otras búsquedas, cada criterio adicional limita la búsqueda.

Las instituciones pueden utilizar los metadatos de forma coordinada para facilitar la búsqueda de contenido. Por ejemplo, si los bibliotecarios utilizan metadatos consistentemente para introducir información sobre el nombre de usuario o tema, los alumnos podrán buscar información por temas, todos los documentos de un determinado autor o cualquier otro criterio que se introduzca.

Alineaciones

Busque contenidos según la alineación de las metas. Seleccione Cualquiera o Todas las metas seleccionadas, o bien Examinar metas .

Metadatos

Escriba los metadatos que conozca en los campos que se proporcionan.

Guardar esta búsqueda

Para guardar los criterios de búsqueda, introduzca un Nombre de búsqueda en el cuadro Guardar búsqueda como y, a continuación, haga clic en Enviar. La búsqueda se guardará automáticamente y podrá acceder a ella desde la página Búsquedas guardadas.

Búsquedas guardadas

La página Búsquedas guardadas almacena búsquedas para que se puedan volver a utilizar. Es posible guardar búsquedas al crearlas en las páginas Búsqueda avanzada o Búsqueda de carpeta de trabajo, o bien guardarlas desde la página Resultados de la búsqueda.

Las búsquedas guardadas se pueden compartir con otros usuarios de administración de contenido. En la página Búsquedas guardadas se muestran todas las búsquedas iniciadas en cualquier página de búsqueda, siempre que se introdujera un nombre de búsqueda en el cuadro Guardar esta búsqueda como y se enviara la búsqueda. El nombre del archivo y todos los metadatos asociados a él se incluirán automáticamente en la búsqueda.

Es aconsejable guardar las búsquedas que se vayan a ejecutar con frecuencia.

Cómo volver a ejecutar una búsqueda

Haga clic en el nombre de una búsqueda guardada para consultar los resultados obtenidos. Cada vez que se selecciona el nombre de una búsqueda se ejecutará una nueva consulta. Los resultados de la búsqueda cambiarán si se ha añadido un nuevo archivo o carpeta que coincida con los criterios, si se ha eliminado un archivo o una carpeta o si se ha modificado el permiso al archivo.

Si es importante disponer de acceso continuado a un archivo o carpeta concretos que aparezcan en los resultados de la búsqueda, asigne un marcador al archivo o a la carpeta directamente desde la página Resultados de la búsqueda. A continuación, podrá acceder al archivo o carpeta desde Marcadores.

Cómo editar la búsqueda

Acceda al menú contextual de la búsqueda y haga clic en Editar para cambiar los criterios de búsqueda. Se abrirá la página desde la que se inició la búsqueda con los criterios de búsqueda existentes. Si la búsqueda guardada era una búsqueda básica, los criterios se mostrarán en la página Búsqueda avanzada y se podrán editar desde allí. Edite los criterios y haga clic en Enviar.

Cómo compartir búsquedas guardadas

Las búsquedas guardadas se pueden compartir con otros usuarios de Administración de contenido. Siga estos pasos para compartir las búsquedas guardadas:

  1. En el panel Búsqueda de contenido, haga clic en Búsquedas guardadas.
  2. En la página Búsquedas guardadas, haga clic en la entrada de la columna URL de búsqueda de la búsqueda correspondiente.
  3. Copie dicha entrada.
  4. Abra una nueva ventana del navegador.
  5. Pegue la entrada copiada en el campo de dirección y pulse INTRO. Se abrirá la página  Buscar contenido .

Cómo eliminar la búsqueda

Acceda al menú contextual de la búsqueda guardada y seleccione Eliminar.