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Administración de las carpetas de la institución

Organización de la carpeta de la institución

En la carpeta /institution se encuentran dos áreas principales: una para los contenidos de la institución y otra para los contenidos de la biblioteca.

Además de (o como alternativa a) atender las necesidades de almacenamiento y acceso a contenidos del curso de los miembros de un contexto más amplio que un único curso u organización, se pueden crear carpetas para departamentos enteros, bifurcaciones de bibliotecas o cualquier grupo de usuarios existente en la configuración de una institución.

Aparte de usar el área Contenido del curso, el área Institución se puede utilizar para cubrir las necesidades de los usuarios en un contexto más amplio que un único curso u organización. Las carpetas pueden crearse para departamentos enteros, bifurcaciones de bibliotecas o cualquier grupo de usuarios existente en la configuración de la institución.

Configurar esta área implica crear subcarpetas y después establecer permisos en esas carpetas para controlar el acceso a ellas. El área de institución proporciona a todos los usuarios del sistema permiso de lectura para la carpeta de la institución. Este permiso se amplía a todas las subcarpetas de la carpeta de la institución. Después de crear una subcarpeta, administre el acceso a la misma a través de la página Administrar permisos.

Un caso de uso habitual sería crear subcarpetas en las carpetas de la institución o la biblioteca, eliminar el acceso de lectura a la subcarpeta para todos los usuarios del sistema y conceder acceso específico en la subcarpeta para que solo un grupo específico de usuarios vea la carpeta, y un subconjunto más pequeño de esos usuarios pueda escribir, eliminar elementos o administrar las subcarpetas. A continuación se proporcionan ejemplos específicos.

La subcarpeta eReserves de la carpeta de la biblioteca tiene reglas y usos independientes relacionados con esta.

Creación de contenido de curso compartido

La naturaleza temporal de las carpetas de curso favorece la colocación en una ubicación centralizada de los contenidos de carácter público, lo que podría ser de utilidad para muchos profesores. De esta forma, pueden crearse carpetas para los tipos de contenido, como las carpetas de Biología, de Francés y de Álgebra.

El siguiente es un ejemplo de cómo se pueden configurar los permisos:

  1. Quitar a todos los usuarios del sistema el acceso de lectura en las subcarpetas.
  2. Conceder permisos completos (lectura, escritura, eliminación y administración) a los usuarios o grupos de usuarios que deben administrar esta área. Los usuarios con permisos de administración pueden crear subcarpetas adicionales, asignar permisos y definir las propiedades de carpeta.
  3. Piense en qué usuarios o grupos de usuarios crearán el contenido de una subcarpeta y asígneles acceso de lectura y escritura.
  4. Proporcione acceso de lectura a los profesores o desarrolladores del curso que puedan necesitar usar ese contenido. Los profesores no enlazarán directamente este contenido desde su curso, ya que no tienen permiso de administración en los archivos. En su lugar, pueden copiar el archivo en sus carpetas de cursos o usuarios y enlazarlo ahí en caso necesario.

Creación de contenidos de la biblioteca en la carpeta /library

Igual que en el ejemplo anterior, la carpeta /library puede usarse para configurar subcarpetas para la biblioteca de Derecho o de Medicina, por ejemplo, y luego conceder a los bibliotecarios de estas instituciones permisos adicionales. Uno o varios bibliotecarios que administren la carpeta tendrán acceso de administración, y los otros pueden tener permisos de lectura, escritura y posiblemente también de eliminación. El personal docente, los alumnos y el resto del personal que necesitan ver el contenido de una carpeta determinada deben tener permiso de lectura en función de una lista de usuarios o de un rol institucional.

Los administradores deben recordar eliminar el acceso de lectura de todas las cuentas de usuario de las carpetas consideradas como protegidas o privadas para determinados subconjuntos de la comunidad de la institución.

Creación de carpetas privadas y públicas

Los administradores pueden decidir crear subcarpetas privadas y públicas en el área de la institución.

  • Carpeta privada: El acceso a una carpeta privada está limitado a un usuario o a varios. Por ejemplo, puede crearse una carpeta a la cual solo tengan acceso los bibliotecarios. Pueden usar esta área para administrar documentos sobre procesos y procedimientos de la biblioteca.
  • Carpeta pública: El contenido de las carpetas públicas suele estar disponible para un gran número de usuarios. Por ejemplo, puede crearse una carpeta que incluya todas las programaciones de equipos de atletismo y compartirse con todas las cuentas del sistema.

Los administradores pueden decidir mantener el área de la institución como un área de información pública y no almacenar el contenido protegido en esta área.