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Blackboard Help

Creación de modelos de flujo de trabajo

Modelos de flujo de trabajo

Todos los usuarios de Administración de contenido pueden crear un modelo de flujo de trabajo que se pueda utilizar muchas veces (instancias). Un modelo de flujo de trabajo es similar a una plantilla de un procesador de texto y la instancia es la copia del modelo que se envía a los usuarios para que la completen. Solo existe un modelo de cada flujo de trabajo, pero puede haber varias instancias.

Los modelos de flujo de trabajo se incluyen en la página Crear un modelo de flujo de trabajo: mis modelos. Se puede acceder a esta página de dos maneras:

  • Haga clic en el enlace Crear un modelo de flujo de trabajo del menú de herramientas.
  • Haga clic en el enlace Diseñar un modelo de flujo de trabajo en la página desplegable de colaboración.

La página Crear un modelo de flujo de trabajo: Mis modelos incluye las funciones siguientes:

Funciones
Función Descripción
Crear modelo Haga clic para mostrar la página de creación de un modelo de flujo de trabajo y crear un nuevo modelo.
Eliminar Haga clic para eliminar los flujos de trabajo seleccionados.
Copiar Haga clic para copiar los flujos de trabajo seleccionados.
Mostrar modelos Seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en Ir:
  • Todos los modelos
  • Mis modelos
  • Modelos compartidos
Nombre/Diseñador Busque modelos de flujo de trabajo específicos por nombre o propietario. Utilice la lista desplegable y el campo de texto para ajustar la búsqueda y haga clic en Ir para ejecutarla.
Nombre El nombre del modelo.
Diseñador El usuario que ha creado el modelo.
Inicio Haga clic en el botón Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

Cómo crear un nuevo modelo de flujo de trabajo

Un modelo debe incluir al menos una acción para estar completo y poder iniciarse.

  1. Haga clic en Colaboración en el área de menú.
  2. Haga clic en Diseñar un modelo de flujo de trabajo.
  3. Haga clic en Crear modelo.
  4. Introduzca un nombre para el modelo en el campo Nombre.
  5. Introduzca una descripción para la plantilla en el campo Instrucciones. Estas instrucciones indican cómo se utiliza el flujo de trabajo. Por ejemplo, si se trata de un flujo de trabajo compartido, esta sección permite explicar a otros cómo deben utilizar este flujo de trabajo. (Este paso es opcional).
  6. Defina los términos de estado de acción que se van a utilizar en este modelo: En proceso, Aprobado o Sin aprobar.
  7. Haga clic en Examinar para vincular elementos de contenido a este modelo.
  8. Añada permisos al elemento.
  9. Cuando haya terminado, haga clic en Enviar.
  10. Seleccione Crear en el menú contextual de un flujo de trabajo creado recientemente.
  11. Haga clic en Crear hito.
  12. Introduzca un nombre para el hito.
  13. Introduzca una descripción.
  14. Haga clic en Ninguna acción o en Ir al hito y seleccione un número de hito para determinar el hito que se debe repetir en caso de bloqueo.
  15. Haga clic en Examinar para vincular elementos de contenido a este hito.
  16. Añada permisos al elemento.
  17. Haga clic en Añadir otro archivo para añadir otro elemento de contenido a este hito.
  18. Haga clic en Enviar y añadir acción para añadir una acción a este hito o en Enviar y finalizar para volver a la página Diseño de modelo.

Cómo editar un modelo de flujo de trabajo

Una vez que se haya creado un modelo de flujo de trabajo, el propietario podrá editarlo. Estas modificaciones afectan al modelo original y a las instancias compartidas de ese modelo de flujo de trabajo. Estas modificaciones no afectan a las instancias existentes del flujo de trabajo.

Los modelos de flujo de trabajo que estén en proceso se pueden editar únicamente cuando se hayan detenido. Una vez detenidos, el propietario podrá editar los hitos que no se hayan iniciado y las acciones asociadas.

  1. Haga clic en Diseñar modelos de flujo de trabajo.
  2. Seleccione Editar, Crear o Compartir en el menú contextual del modelo adecuado.
Opciones
Opción Descripción
Editar Haga clic en este enlace para abrir la página de edición. El nombre, la descripción y las etiquetas de estado de un modelo se pueden editar aquí.
Crear Haga clic en este enlace para abrir la página de diseño de modelo. Los hitos y las acciones pueden añadirse o eliminarse.
Compartir Haga clic en este enlace para abrir la página de uso compartido de modelo de flujo de trabajo. La configuración para compartir el modelo se encuentra aquí.

Cómo compartir un modelo de flujo de trabajo

Los usuarios de administración de contenido pueden copiar un modelo de flujo de trabajo que hayan creado o que se haya compartido con ellos. Éste es otro método para iniciar rápidamente un flujo de trabajo. Una vez copiado el modelo de flujo de trabajo, el usuario puede editarlo si es necesario.

Si los usuarios copian un modelo de flujo de trabajo compartido, se convierten en sus propietarios, de manera que podrán editar el modelo y volver a utilizarlo incluso aunque el original se elimine del sistema o no se comparta con ellos. 

  1. Desplácese a la página Crear un modelo de flujo de trabajo: mis modelos.
  2. Seleccione el modelo de flujo de trabajo que desea copiar.
  3. Haga clic en Copiar. La copia del modelo de flujo de trabajo aparecerá en la lista.

Hitos

Los flujos de trabajo están compuestos de hitos que contienen una o varias acciones. Los hitos agrupan acciones de un modo lógico para proporcionar una estructura a un flujo de trabajo complejo. Los propietarios del flujo de trabajo son los únicos que pueden añadir hitos.

Cómo añadir hitos

La configuración funciona de la siguiente manera:

  1. En la página Crear un modelo de flujo de trabajo: Mis modelos, seleccione Crear en el menú contextual del flujo de trabajo.
  2. Haga clic en Crear hito.
  3. Introduzca un nombre.
  4. Introduzca una descripción para el hito en el campo Descripción.
  5. Haga clic en Ninguna acción o en Ir al hito y seleccione el número de un hito para determinar el hito que se debe repetir en caso de bloqueo.
    • Ninguna acción es el valor predeterminado; el hito continúa. El flujo de trabajo no puede pasar este hito porque esta acción ha fallado, pero se pueden completar otras acciones del hito.
    • Cuando se activa la opción Ir al hito se obliga al flujo de trabajo a volver a un hito específico si se produce un error en este hito. Si se produce un error en este hito, todos los estados por delante de este punto volverán a Sin iniciar. Toda la información de historial y los comentarios permanecerán intactos.
  6. Haga clic en Examinar para vincular elementos de contenido a este hito. Repita este paso para añadir otro elemento de contenido a este hito.
  7. Añada permisos al elemento.
  8. Haga clic en Enviar y añadir acción para añadir una acción a este hito o en Enviar y finalizar para volver a la página Diseño de modelo.

Acciones

Las acciones son tareas individuales que componen un flujo de trabajo; se encuentran en los hitos de trabajo. Las acciones son el método de asignar tareas a usuarios y se pueden asignar a un usuario único o a un grupo. Los diseñadores de flujo de trabajo pueden añadir acciones al modelo de flujo de trabajo cuando lo están diseñando o cuando está en proceso, siempre que la acción se añada a un hito que no se haya iniciado.

Un modelo debe incluir al menos una acción para estar completo y poder iniciarse.

Cómo acceder a la página Añadir acción

Es posible acceder a la página Añadir acción de las siguientes maneras:

  • Después de añadir un hito durante el proceso de creación del flujo de trabajo, haga clic en Enviar y añadir acción.
  • Seleccione Crear en el menú contextual del flujo de trabajo adecuado en la página Crear un modelo de flujo de trabajo: mis modelos. Haga clic en la opción Crear acción del hito adecuado.

Cómo añadir una acción

Cuando los documentos están vinculados a un flujo de trabajo en el nivel de hito o flujo de trabajo, aparecen en el nivel de acción en la página de flujo de trabajo cuando se inicia un flujo de trabajo.

  1. Introduzca un nombre en el campo Nombre.
  2. Introduzca una descripción para esta acción en el campo Descripción.
  3. Para determinar si esta acción es obligatoria o no, haga clic en la opción o No.
  4. Para determinar una fecha límite, haga clic en la opción Especificar fecha y utilice los campos de fecha y hora para elegir una fecha y hora precisas para esta fecha límite. Si la fecha límite no es obligatoria, haga clic en la opción Ninguna.
  5. Haga clic en Examinar para asignar una persona a esta acción.
  6. Haga clic en Examinar para seleccionar el curso que desee asociar a esta acción.
  7. Para asignar esta acción a miembros específicos de este curso:
    • Haga clic en la opción Todos los miembros del curso para asignar la acción a todos los miembros del curso.
    • Haga clic en la opción Roles seleccionados y seleccione entre los siguientes roles: Alumno, Invitado, Profesor asistente, Profesor, Desarrollador del curso y Calificador.
  8. Determine si la acción la aprueban todos los usuarios asignados o alguno de ellos:
    • Haga clic en la opción Cualquier usuario designado puede aprobar o
    • Haga clic en la opción Todos los usuarios asignados deben aprobar.
  9. Haga clic en Examinar para vincular elementos de contenido a esta acción.
  10. Haga clic en Enviar para finalizar la acción y volver a la página Diseño de modelo.

Permisos

Se otorgan permisos sobre los elementos del flujo de trabajo a los usuarios involucrados en las acciones al principio de un hito y se eliminan al final de un hito o si se detiene el flujo de trabajo; estos permisos de flujo de trabajo también aparecen en la página de permisos del elemento. Se pueden seleccionar permisos cuando se añade un elemento al modelo y se pueden editar en la instancia.

Los permisos funcionan en los flujos de trabajo como se muestra a continuación:

  • Los permisos sobre elementos se otorgan cuando el flujo de trabajo se introduce en el hito en el que se encuentra la acción,
  • Los permisos sobre elementos se eliminan cuando el flujo de trabajo sale del hito en el que se encuentra la acción,
  • Los permisos sobre elementos se eliminan cuando se detiene un flujo de trabajo y
  • Los permisos sobre elementos se conceden cuando se reinicia un flujo de trabajo (después de haberlo detenido).

Si no se añaden permisos a un elemento, aparecerá una advertencia cuando se envíe el flujo de trabajo en la que se indicará que no hay permisos para el elemento y se preguntará al usuario si desea continuar.

  1. Para añadir un elemento al modelo, haga clic en Examinar en la página Añadir modelo de flujo de trabajo.
  2. Para seleccionar alguno de los permisos siguientes o todos ellos, active la casilla de verificación correspondiente.
  3. Permisos
    Permiso Descripción
    De lectura Permite al usuario leer o ver este elemento.
    De escritura Permite al usuario editar este elemento.
    Eliminar Permite al usuario eliminar este elemento del flujo de trabajo.
    Administrar Permite al usuario administrar los permisos del elemento.
  4. Cuando haya terminado, haga clic en Enviar.

Los permisos de los elementos asociados a flujos de trabajo se pueden ampliar para completar el flujo de trabajo. Las extensiones seguirán teniendo efecto después de completar el hito y el flujo de trabajo.

Cómo ampliar el permiso de un elemento de flujo de trabajo

  1. Haga clic en Ampliar permisos en un hito de un flujo de trabajo.
  2. Haga clic en Examinar para seleccionar los nombres de los usuarios que necesitan una ampliación de permiso para acceder a un elemento.
  3. Haga clic en Examinar para vincular un elemento de Content Collection.
  4. Añada permisos al elemento.
  5. Haga clic en Enviar.