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Administración de elementos

Se puede acceder a las opciones de administración de cualquier archivo en Content Collection desde el menú contextual. Una vez que haya organizado sus elementos y los haya movido o copiado en las carpetas adecuadas, puede administrar otras funciones ofrecidas en Content Collection. Dispone de opciones para editar propiedades, activar las funciones de control de versiones y seguimiento o visualizar comentarios. También puede obtener una vista de 360 grados de sus archivos para consultar todo lo que necesite en un único vistazo. Muchas de estas funciones le ayudarán si va a compartir contenido con compañeros de clase o necesita supervisar un archivo.

Editar propiedades de elemento

Después de crear una elemento, es posible modificar su configuración desde la página Editar propiedades de elemento. Por ejemplo, si inicialmente se crea un elemento con un bloqueo, en esta página éste puede eliminarse. La página Editar propiedades también es el lugar idóneo para obtener información detallada sobre el elemento como, por ejemplo, su autor y la fecha de creación y de última edición.

  1. Desplácese a la carpeta que contiene el elemento que desee editar.
  2. Acceda al menú contextual del elemento y seleccione Editar.
  3. Complete las siguientes opciones según sea necesario.
  4. Haga clic en Enviar.
Propiedades de elemento
Opción Descripción
Información de archivo
Nombre de archivo [r] Permite ver o modificar el nombre del archivo. Si se cambia el nombre de un archivo, los enlaces al mismo no funcionarán, incluidos los pases.
URL de la carpeta web/ubicación compartida El enlace web a este archivo que incluye la ruta completa.

En Mac, una carpeta web se denomina Ubicación compartida.

URL permanente El enlace web a este archivo que incluye su identificador único e inmutable, pero no su ruta. Estos identificadores persistentes hacen que los enlaces a elementos de Content Collection no se rompan.
Tipo de archivo Muestra el tipo de archivo.
Tamaño del archivo Muestra el tamaño del archivo en KB.
Propietario Muestra el nombre de usuario de la persona responsable del mantenimiento del elemento.
Creado por Muestra el nombre de usuario de la persona que creó el elemento.
Creado el Muestra el día, la fecha y la hora de creación del elemento.
Editado por última vez por Muestra el nombre de usuario de la persona que hizo la última modificación en el elemento.
Última edición Muestra el día, la fecha y la hora de la última modificación del elemento.
Opciones
Bloquear archivo Activar o desactivar el bloqueo de archivos.
Compartir comentarios Activar o desactivar los comentarios compartidos.
Activar control de versiones Activar o desactivar versiones.
Activar seguimiento Activar o desactivar el seguimiento.

Administración de comentarios de elementos

Los comentarios almacenan textos de los usuarios. Los comentarios son útiles para almacenar opiniones o instrucciones relativas al contenido de un elemento. La configuración que permite que los usuarios añadan o no comentarios a un elemento aparece en la página Establecer comentarios como privados o compartidos.

Cómo trabajar con comentarios de elementos

  1. Desplácese a la carpeta que contiene el elemento.
  2. Seleccione Comentarios en el menú contextual del elemento.

En la página Comentarios se encuentran disponibles las siguientes opciones:

Opciones de comentarios
Para Clic
Crear un comentario Crear comentario en la barra de acción. Se abrirá un cuadro de texto. Introduzca un comentario y haga clic en la opción Enviar.
Eliminar un comentario la casilla de verificación situada junto al comentario que se va a eliminar y seleccione Eliminar.
Ordenar comentarios el título de columna para ordenar los comentarios según esa columna.

Sobrescritura de archivos

Después de crear un elemento, el usuario puede decidir sobrescribirlo con otro archivo. Esto puede realizarse en la página de sobrescritura de archivo. Al sobrescribir un archivo su nombre no cambia. Debe tener permisos de lectura, escritura y eliminación sobre un archivo para sobrescribirlo.

No debe sobrescribir un archivo con un tipo de archivo distinto. Por ejemplo, un archivo DOC no debería sobrescribirse con un archivo JPG.

Cómo sobrescribir un archivo

  1. Desplácese a la carpeta que contiene el elemento que desee editar.
  2. Acceda al menú contextual de un elemento y seleccione Sobrescribir archivo.
  3. Haga clic en Examinar para buscar y seleccionar el archivo.
  4. Haga clic en Enviar.

Después de cargar un archivo nuevo, actualice la página para borrar la caché del navegador y mostrar el nuevo nombre del archivo.

Sobrescritura de archivos y control de versiones

Si se activa la opción de control de versiones en un archivo y se selecciona Sobrescribir archivo o la casilla de verificación Sobrescribir de la página Añadir elemento está seleccionada, se creará una nueva versión y la versión anterior se almacenará en el historial de versiones.

Si el control de versiones está desactivado, la opción Sobrescribir archivo sobrescribirá el archivo y no se almacenarán versiones anteriores en el historial.

Seguimiento de los cambios en elementos

La función de seguimiento registra cada instancia en que un usuario interactúa con el elemento. El seguimiento es útil para verificar que una persona haya leído una actividad obligatoria o ver quién ha introducido los cambios más recientes a un archivo.

Antes de empezar

El seguimiento debe estar activado para ver el registro de seguimiento. Para activar el seguimiento, seleccione Editar en el menú contextual del elemento y seleccione Activar seguimiento en las opciones.

Acerca del registro de seguimiento

En la página Seguimiento se muestran las interacciones con el elemento en filas. Cada fila contiene la información siguiente:

  • El nombre del usuario que ha accedido al archivo.
  • La acción que se ha realizado en el archivo.
  • La versión del mismo. Tenga en cuenta que la versión aparecerá solamente si el control de versiones está activado.
  • La fecha de acceso al archivo.
  • La dirección IP del equipo utilizado para acceder al archivo.

Seguimiento de varias operaciones

Si un usuario completa la misma operación varias veces sobre un archivo, el registro de seguimiento registrará únicamente la primera operación. Por ejemplo, si un usuario abre y lee el mismo documento varias veces, únicamente se registrará la primera operación. Si el usuario borra las cookies del navegador y vuelve a leer el archivo, aparecerá una segunda operación en el registro de seguimiento.

Cómo ver el seguimiento de un elemento

  1. Desplácese a la carpeta que contiene el elemento.
  2. Acceda al menú contextual del elemento y seleccione Seguimiento.

Eliminación del registro de seguimiento

Al seleccionar Eliminar registro de seguimiento en la barra de acción, se eliminarán todas las acciones que aparezcan en la página. Continuará realizándose el seguimiento de acciones nuevas.

Clientes de WebDAV

Algunos clientes de WebDAV, como Goliath, pueden realizar varias operaciones cuando lo utilizan en Content Collection. Por ejemplo, al leer un archivo, una operación de lectura puede aparecer dos veces en el registro de seguimiento, aun cuando el usuario solamente haya leído el archivo una vez.

Administración de las versiones de elementos

El control de versiones realiza el seguimiento de cada interacción con un archivo. Si un archivo no se puede modificar en la página de administración de versiones, se crea otra versión. Se podrán realizar cambios en esta versión más reciente.

La página Administrar versiones contiene la siguiente información sobre cada versión:

  • El número de versión como un hipervínculo.
  • La fecha y la hora de creación de la versión.
  • La persona que ha creado la versión.
  • El tamaño del archivo.

Cuando un archivo se abre, queda bloqueado automáticamente para otros usuarios. Los usuarios deben utilizar esta opción para introducir cambios en el archivo y guardarlos. Si desea obtener más información sobre cómo montar carpetas de Content Collection en su sistema operativo para editarlas, consulte Uso de carpetas web y ubicaciones compartidas.

Antes de empezar

El control de versiones debe estar activado para realizar el seguimiento del archivo. Para activar el control de versiones, acceda al menú contextual de un elemento y seleccione Editar. En Opciones, seleccione Activar control de versiones.

Cómo administrar las versiones de un elemento

  1. Desplácese a la carpeta que contiene el elemento que desee editar.
  2. Seleccione Versiones en el menú contextual del elemento.

    -O-

    Haga clic en el número que aparece en la columna Versiones próxima al elemento en su carpeta principal.

Administración de opciones de versión

  1. Configurar carpeta web: Le ofrece más información. Debe tener en cuenta que cuando se abre un archivo en la carpeta web, se bloquea de forma automática para el resto de usuarios.

    En Mac, una carpeta web se denomina Ubicación compartida.

  2. Ver número de versión: El elemento se abrirá en el navegador Web; en esta vista los usuarios no podrán introducir cambios ni guardar versiones nuevas.
  3. Bloquear el archivo: Cuando se bloquea un archivo, se crea una nueva versión y aparecen las opciones Desbloquear y No guardar cambios en el menú contextual.
  4. No guardar cambios: Este enlace aparece únicamente si tiene bloqueado el archivo. Se eliminará la copia que acaba de editar sin guardar los cambios.
  5. Eliminar versiones: Seleccione una versión y haga clic en Eliminar en la barra de acción.

Bloqueo de versiones

Para crear otra versión del contenido, debe seleccionar la opción de bloqueo en el menú contextual situado junto al hipervínculo del número de versión de la página Administrar versiones. Haga clic en el enlace de la versión más reciente para abrir el archivo, editarlo y guardar los cambios. Si está colaborando en un elemento, asegúrese de desbloquearlo para que otros usuarios puedan acceder a él.