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Organización de permisos de carpetas

Organización de carpetas

A los usuarios les resultará útil organizar las carpetas de una forma que permita gestionar permisos por carpeta, en lugar de por archivo. Por ejemplo, crear una carpeta que contenga todos los archivos utilizados en un proyecto de grupo. De esta forma la carpeta completa se puede compartir con los miembros del grupo, en lugar de intentar administrar permisos sobre distintos elementos almacenados en distintas carpetas.

Solo se deben añadir permisos de lectura a una carpeta de nivel superior como, por ejemplo, a la carpeta de nombre de usuario. Siempre que cambie un permiso de una carpeta de nivel superior, compruebe las subcarpetas o los archivos que se hayan designado como privados para asegurarse de que no se hayan añadido, sin querer, otros permisos adicionales que podrían poner en peligro información protegida.

Uso compartido de carpetas

Al añadir carpetas y archivos a Content Collection, tenga en cuenta con qué usuarios y listas de usuarios se va a compartir el contenido. Intente crear carpetas en las que todos los elementos se vayan a compartir con los mismos usuarios. Si los elementos compartidos con los mismos usuarios se reparten en distintas carpetas, puede resultar muy difícil su administración. Por ejemplo, si el usuario planea crear documentos que se aplicarán a todos los usuarios del centro, estos deberán crear una carpeta que se comparta con todos los usuarios del sistema y, a continuación, añadir los elementos específicos a esta carpeta..

Uso compartido de archivos

De forma automática, los elementos están disponibles para el usuario que ha añadido el archivo, pero deben compartirse para que otros usuarios puedan verlos.

Los archivos heredan los permisos de la carpeta en la que residen. Esto significa que si un archivo se añade a una carpeta que ya dispone de permiso de lectura y escritura para determinados usuarios o listas de usuarios, estos mismos usuarios también dispondrán de permiso de lectura y escritura en el archivo recién añadido.

Configuración de las opciones de sobrescritura en carpetas

Al editar o añadir permisos a una carpeta principal, el usuario tiene la opción de forzar que todos los archivos y subcarpetas hereden estos permisos. Por ejemplo, si los permisos de lectura y escritura se añaden a la carpeta y un elemento de la carpeta tiene permisos de lectura, escritura y eliminación, los permisos de eliminación se borrarán del archivo. A todas las subcarpetas y todos los archivos de la carpeta principal se les otorgarán permisos de lectura y escritura.

Si esta opción no está seleccionada, los archivos y las subcarpetas recibirán de forma automática cualquier permiso adicional otorgado a la carpeta principal, pero los permisos existentes no se borrarán. Por ejemplo, si se añaden permisos de lectura, escritura y administración a la carpeta y un elemento de la carpeta tiene permisos de lectura, escritura y eliminación, los permisos del archivo permanecerán iguales, y se añadirá el permiso de administración.

Después de editar los permisos de una carpeta, el usuario puede editar los permisos sobre un elemento, pero éstos se sobrescribirán la próxima vez que se editen los permisos sobre la carpeta principal. Este es uno de los motivos por los que la administración de permisos es mucho más sencilla si se almacenan los elementos con la misma finalidad y destinados a los mismos usuarios en una única carpeta.

Cómo editar permisos de usuario

  1. En Content Collection, vaya a la carpeta o archivo.
  2. Haga clic en el icono Permisos del archivo o carpeta.
  3. En la página Administrar permisos, junto al rol en la columna Usuario/Lista de usuario, acceda al menú contextual.
  4. Seleccione Editar.

    Eliminar elimina el rol y los permisos del archivo o carpeta. Para restaurar un rol eliminado, haga clic en una función de la barra de acción. 

  5. En la página Editar permisos, seleccione o deseleccione la casilla de verificación junto al tipo Permisos. Para las carpetas, seleccione la casilla Sobrescribir para que estos permisos cambien en todos los contenidos de las carpetas y subcarpetas, y además sustituyan a todos los permisos existentes. Si no selecciona Sobrescribir, los permisos seleccionados se suman a todas las carpetas y subcarpetas, pero sin eliminar los permisos previamente existentes.
  6. Haga clic en Enviar.
  7. Haga clic en Aceptar para volver a Content Collection.