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Blackboard Help

Trabajar en un flujo de trabajo

En la página Flujos de trabajo se muestran todos los flujos de trabajo con los que un usuario determinado está asociado, ya sea como iniciador o como participante. Los usuarios pueden administrar sus suscripciones a flujos de trabajo, editar, iniciar o detener flujos de trabajo que hayan creado, ver detalles de flujo de trabajo y añadir comentarios a los flujos de trabajo desde esta página:

Si un usuario va a participar en un flujo de trabajo que se ha programado, pero aún no ha accedido a él, no podrá acceder a los detalles del flujo de trabajo.

Utilizar carpetas web o ubicaciones compartidas en el control de versiones

Si un usuario es el destinatario de un flujo de trabajo, el uso de carpetas web en las versiones depende de los permisos de los que disponga. Si el flujo de trabajo está en una carpeta, se le concederá permiso al usuario sobre la carpeta y podrá utilizar las carpetas web. Si el flujo de trabajo está en un archivo, no se le otorgará permiso al usuario sobre la carpeta en la que reside el archivo y las carpetas web no funcionarán.

En Mac, una carpeta web se denomina ubicación compartida.

Ver flujos de trabajo

Haga clic en el enlace Flujos de trabajo o Mi progreso de flujo de trabajo en la página desplegable de colaboración.

La página Flujos de trabajo incluye las siguientes funciones.

Funciones de la página de flujo de trabajo
Función Descripción
Eliminar Los usuarios pueden eliminar las instancias de flujo de trabajo que hayan creado.
Suscribirse Haga clic para suscribirse a los flujos de trabajo seleccionados. Se abrirá la página de notificaciones de flujo de trabajo.
Mostrar los flujos de trabajo

Seleccione una de las siguientes opciones de visualización y haga clic en Ir:

  • Todos: muestra todos flujos de trabajo asociados a un usuario.
  • Enviado: muestra los flujos de trabajo iniciados por el usuario.
  • Recibido: muestra los flujos de trabajo en los que el usuario está involucrado pero que iniciaron otros usuarios.
  • Programado: muestra flujos de trabajo que el usuario todavía no ha iniciado o flujos de trabajo en los que el usuario participa y que ya han comenzado pero aún no han alcanzado el hito con sus acciones asignadas.
  • En proceso: muestra los flujos de trabajo que están en proceso.
  • Completo: muestra los flujos de trabajo completados.
Nombre Muestra el nombre del flujo de trabajo.
Icono de estado Un icono de estado indica una de las siguientes cosas: Un hito de flujo de trabajo ha vencido. Una suscripción a todas las notificaciones de ese flujo de trabajo. Una suscripción a las notificaciones de actividad de ese flujo de trabajo.
Progreso Muestra el progreso del flujo de trabajo.
Fecha límite del hito actual Muestra la fecha límite del hito actual de un flujo de trabajo determinado.
Fecha de inicio Muestra la fecha en la que se inició un flujo de trabajo determinado.
Fecha de detención Muestra la fecha en la que un flujo de trabajo determinado se detuvo.
Tipo Muestra el tipo de flujo de trabajo. Enviado o Recibido.
Estado Muestra el botón Iniciar/Detener. Los usuarios pueden hacer clic en Iniciar para comenzar la instancia de un flujo de trabajo que hayan creado y hacer clic en Detener para detenerlo. Si las instancias de un flujo de trabajo se han detenido, se puede hacer clic en Iniciar para volver a iniciarlas.
Editar Seleccione Editar en el menú contextual para mostrar la página Diseño de flujo de trabajo de este flujo de trabajo determinado.
Editar paginación Seleccione el número de flujos de trabajo que desea que aparezcan en esta página: 25, 50, 100, 200 o TODOS y haga clic en Ir.

Consulta de detalles del diseño de modelo

La página Diseño de modelo ofrece una visualización adecuada de los detalles de una instancia de flujo de trabajo determinada. Todos los hitos de este flujo de trabajo se indican en esta página en una vista contraída. La vista se puede expandir para mostrar información detallada de las acciones que configuran el hito. Los participantes en el flujo de trabajo pueden editar acciones dentro del hito y añadir comentarios.

Los propietarios del flujo de trabajo disponen de dos posibilidades: pueden impedir que una acción se complete o no hacerlo. Por ejemplo: A Joe se le asigna una acción en el hito 1 y está enfermo, por lo que no será capaz de completar la acción. El propietario del flujo de trabajo puede utilizar la función Aprobar acción para mover el flujo de trabajo al siguiente hito.

Acceder a la página Diseño de modelo

  • Seleccione Abrir en el menú contextual del flujo de trabajo adecuado en la página Flujos de trabajo.
  • Seleccione Abrir en el menú contextual de la acción adecuada en la página Acciones.

La página Diseño de modelo incluye las funciones siguientes:

Funciones de la página Diseño de modelo
Función Descripción
Expandir/Contraer hito Si hace clic en el icono del signo más/menos, podrá expandir y contraer los detalles de ese hito.
Elementos de contenido Si hace clic en este enlace, podrá acceder a cada uno de los elementos de contenido que están asociados con un hito.
Anular opciones  
Aprobar acción Haga clic en este botón para aprobar esta acción y mover el flujo de trabajo al siguiente hito.
Error en la acción Haga clic en este botón para que esta acción no se complete.
Historial de estado  
Editar acción Haga clic en este botón para mostrar la página Actualizar acción.
Comentarios Haga clic en este botón para añadir comentarios a esta acción.
Expandir todos Haga clic en este botón para mostrar el texto de cada comentario en el campo que aparece a continuación.
Contraer todo Haga clic en este botón para contraer el texto de todos los comentarios en el campo que aparece a continuación.

Elementos de la lista de tareas pendientes

En la página Acciones se organizan y se muestran todas las acciones asociadas a un usuario determinado.

Una vez que una acción se haya completado, el sistema la eliminará automáticamente de la página Acciones. El usuario todavía podrá acceder a este flujo de trabajo (y a esta acción) desde la página Mis flujos de trabajo.

Acceder a la lista de tareas pendientes

Haga clic en Lista de tareas pendientes en el menú de colaboración.

O BIEN

Haga clic en Lista de tareas pendientes en la página desplegable de colaboración.

La página Acciones incluye las funciones siguientes:

Tareas de la página Acciones
Función Descripción
Mostrar acciones Seleccione una de las siguientes opciones de visualización y haga clic en Ir:

Tipos:

  • Todos los flujos de trabajo: muestra acciones de todos los flujos de trabajo asociados a un usuario.
  • Flujos de trabajo actuales: muestra las acciones de los flujos de trabajo que están en proceso.
  • Flujos de trabajo programados: muestra las acciones de próximos flujos de trabajo.

Estado:

  • Sin iniciar: muestra las acciones que el usuario no ha iniciado.
  • En proceso: muestra las acciones que están en proceso.
  • Completo: muestra las acciones completadas.
Icono de estado Los iconos que se muestran en esta columna indican que se ha vencido la fecha límite de una acción o que se requiere una acción.
Nombre de la acción Muestra el nombre de la acción.
Estado de acción Muestra el estado de la acción.
Fecha límite de la acción Muestra la fecha límite de la acción.
Nombre del flujo de trabajo Muestra el nombre del flujo de trabajo asociado a esta acción.
Actualizar Haga clic en Actualizar para mostrar la página de actualización de acción.
Detalles Haga clic para ver los detalles del flujo de trabajo.

Actualización de acciones

En la página Actualizar acción se muestran todos los elementos de contenido y los detalles asociados a una acción de flujo de trabajo determinada. Se puede cambiar el estado de la acción y añadir comentarios.

El propietario de un flujo de trabajo puede impedir que una acción se complete o no hacerlo. Por ejemplo: A Joe se le asigna una acción en el hito 1 y está enfermo. El propietario puede utilizar la función Anular finalización de la acción para mover el flujo de trabajo a la siguiente fase. Esta función está disponible en la página de diseño de modelo.

Cualquier usuario que participe en el flujo de trabajo puede añadir comentarios a acciones pero únicamente los usuarios asignados a una acción pueden editar el estado de dicha acción. Por ejemplo: si a un usuario se le asigna una acción en el hito 1, ese usuario puede entrar en el flujo de trabajo durante el hito 2 y añadir comentarios a las acciones del hito 2.

Cómo actualizar acciones

Es posible acceder a la página Acción de flujo de trabajo de las siguientes maneras:

  • Haga clic en la opción Editar de la acción apropiada en la página Lista de tareas pendientes.
  • Haga clic en la opción Editar acción correspondiente a la acción adecuada en la página de diseño de modelo.

La página Actualizar acción incluye las funciones siguientes:

Tareas de la página Actualizar acción
Función Descripción
Instrucciones Muestra las instrucciones para esta acción. Solo lectura.
Fecha límite Muestra la fecha límite para esta acción. Solo lectura.
Obligatorio Muestra el estado Obligatorio/No obligatorio de la acción. Solo lectura.
Elementos de contenido Muestra los enlaces a cualquier elemento de contenido asociado a esta acción.
Estado Permite seleccionar una de las siguientes opciones para cambiar el estado de esta acción:
  • En proceso
  • Aprobado
  • Sin aprobar
Asunto Permite introducir un asunto en el campo.
Comentario Permite introducir un comentario relacionado con el cambio de estado.
Historial de estado Muestra el historial de estado de esta acción. Utilice los botones Expandir todo y Contraer todo para expandir o contraer los datos del historial.

Notificaciones de flujo de trabajo

La página Notificaciones de flujo de trabajo permite a los usuarios administrar las notificaciones desde un flujo de trabajo determinado.

Para acceder a la página Notificaciones de flujo de trabajo, seleccione un flujo de trabajo de la página Mis flujos de trabajo y haga clic en Subscribir. Los usuarios pueden editar los parámetros de notificaciones de uno o varios flujos de trabajo al mismo tiempo.

Cómo establecer preferencias de notificación

  1. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Debo completar una acción: El usuario solo recibe notificaciones relativas al estado de los hitos de un flujo de trabajo en el que el usuario tiene acciones para completar, no del estado general del flujo de trabajo.
    • Ocurre cualquiera de estos eventos: El usuario recibe todas las notificaciones de un flujo de trabajo, incluidos el estado del hito y la acción.
    • Un flujo de trabajo se completa o falla: El usuario recibe notificaciones solamente cuando un flujo de trabajo se completa o falla.
    • Nunca: El usuario no recibirá notificaciones de flujo de trabajo.
  2. Haga clic enEnviar.

Cómo renunciar a recibir notificaciones de flujo de trabajo

Los usuarios de Administración de contenido también pueden renunciar a recibir todas las notificaciones de flujo de trabajo con la opción Configuración personal del menú Herramientas.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración personal.
  2. Seleccione la casilla de verificación Renunciar a recibir notificaciones de flujo de trabajo.
  3. Haga clic enEnviar.

Cómo enviar un mensaje de correo electrónico

Los usuarios pueden enviar archivos y carpetas por correo electrónico a usuarios específicos, a un grupo de usuarios o a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico válida desde un área de contenido.

  1. Haga clic en las casillas de verificación de un archivo o una carpeta en el área de contenido para seleccionarlos.
  2. Haga clic en Enviar elementos por correo electrónico.
  3. Haga clic en Para.
  4. Elija a quién desea enviar el mensaje de correo electrónico:
    • Haga clic en Seleccionar usuarios específicos para buscar un nombre de usuario. Haga clic enEnviar.
    • Coloque el cursor en Seleccionar grupo de usuarios para elegir un grupo. Haga clic en Curso, Grupo de curso, Organización o Grupo de organización. Haga clic en la casilla de verificación adecuada para seleccionar un grupo. Haga clic enEnviar.
    • Haga clic en Añadir dirección de correo electrónico para introducir una dirección de correo electrónico. Haga clic enEnviar.
  5. Si lo desea, haga clic en CC y CCO y elija a quién desea enviar copias del mensaje de correo electrónico.
  6. Especifique un tema y un mensaje.
  7. Haga clic enEnviar.