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Organizar el contenido en carpetas

Antes de añadir cualquier contenido a Content Collection, los usuarios deben planear cómo van a gestionar su contenido. De esta forma pueden organizar el contenido de la forma que mejor se ajuste a sus necesidades.

Los archivos de Content Collection se organizan en una estructura de árbol de carpetas anidadas hasta el nivel del área de contenido inclusive. Esto significa que cada carpeta puede contener otras subcarpetas y archivos. El término "elementos" hace referencia a archivos y carpetas.

Una carpeta almacena tanto archivos como otras carpetas. De forma automática, las carpetas están disponibles para el usuario que ha añadido las carpetas, pero deben compartirse para que otros usuarios puedan ver las carpetas y su contenido. Es importante recordar que todas las carpetas están contenidas en otras carpetas, hasta la carpeta raíz. Las carpetas raíz son carpetas en las que se encuentras ubicadas todas las demás carpetas. Las áreas de contenido como, por ejemplo, Usuarios, Cursos, Institución y Biblioteca, son sencillamente carpetas almacenadas dentro de la carpeta raíz.

El sistema no permite que haya subcarpetas con el mismo nombre en la misma carpeta principal. Por ejemplo, no se pueden crear dos carpetas con el nombre "Proyectos de grupo" en el nivel superior de la carpeta de nombre de usuario. El sistema tampoco permite archivos con el mismo nombre en una misma carpeta.

Acerca de la carpeta de usuario

Una carpeta de usuario se crea la primera vez que un usuario accede a Content Collection. El nombre de esta carpeta es el nombre del usuario. Esta área se puede organizar de acuerdo con las necesidades de cada usuario.

Su institución determina si las carpetas de nombre de usuario se establecen como disponibles para todos los usuarios o solo para usuarios con determinados roles.

Almacenamiento de contenido

Los usuarios deben organizar su carpeta de usuario de modo que sea sencillo acceder y administrar los archivos personales y archivos compartidos. La carpeta de usuario es un buen lugar para almacenar documentos que se encuentren en desarrollo y archivos privados. Esta área también se puede utilizar como espacio de trabajo para la colaboración de un grupo. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de carpetas que puede resultar útil crear:

  • Carpeta privada: Un área de trabajo donde se almacenan los proyectos en curso. Esta carpeta no se comparte con ningún usuario.
  • Carpetas de grupo: Carpetas de colaboración de grupo, que se comparten con otros miembros del grupo para poder trabajar conjuntamente en los proyectos.
  • Carpetas de material de curso privadas: Si el usuario es un profesor, se puede utilizar una carpeta en esta área para almacenar información privada del curso como, por ejemplo, las calificaciones de los alumnos.

Concesión de permisos

Los usuarios solo deben conceder permiso de lectura sobre la carpeta de nombre de usuario de nivel superior. La concesión de permisos adicionales sobre esta carpeta dificulta la administración y la organización del contenido. Si otorga a otros usuarios permiso de lectura sobre la carpeta de nivel superior, no olvide eliminar los permisos sobre cualquier otra subcarpeta u otros elementos que deban continuar siendo privados.

Espacio de contenido privado y espacio de contenido público

Es aconsejable crear carpetas separadas para el contenido personal y el público. Por ejemplo, una carpeta personal puede contener documentos y proyectos en curso y otra puede contener material profesional que no esté listo para ser compartido como, por ejemplo, currículos y cartas de presentación para ofertas de empleo.

Cuando un documento está listo para ser compartido, se puede copiar o mover a una carpeta pública. Por ejemplo, si un profesor está trabajando en un documento de un curso, puede crear el borrador en una carpeta personal y, a continuación, moverlo a una carpeta compartida una vez completado. La carpeta compartida se comparte con todos los usuarios inscritos en la clase (espacio público que se establece como disponible solo para los miembros del curso).

Creación de una carpeta privada

Una carpeta privada se crea de la misma forma que el resto de carpetas de Content Collection, es decir, mediante la opción Crear carpeta de la barra de acciones. Los permisos concedidos sobre la carpeta determinan si esta es privada o no. Por ejemplo, un usuario puede crear una subcarpeta en su carpeta de nombre de usuario y no otorgar permisos para que la vean otros usuarios.

Creación de una carpeta pública

Al igual que las carpetas privadas, las carpetas públicas se crean del mismo modo que el resto de carpetas, es decir, mediante la opción Crear carpeta de la barra de acciones. Los permisos concedidos a una carpeta determinan si estará disponible para varios usuarios o grupos de usuarios o si, por el contrario, no lo estará. Cualquier usuario con permisos de administración puede compartir el elemento con otros usuarios. Por ejemplo, una carpeta pública se puede crear en una carpeta de nombre de usuario y se puede compartir con un grupo de usuarios que colabora en un proyecto.