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Formato de documentos accesibles

Los documentos accesibles tienen una estructura basada en elementos de estilos o etiquetas. Esta estructura proporciona una jerarquía de información. La información más importante se identifica como nivel superior del documento, mientras que la información de apoyo se identifica como niveles inferiores. Las ilustraciones, los gráficos y las tablas que aparecen en un documento tienen etiquetas específicas basadas en el tipo de información que transmiten.

Los lectores de pantalla utilizan etiquetas para transmitir la jerarquía de información de un documento a los usuarios, de tal modo que puedan comprender la organización del material. También se utilizan etiquetas para proporcionar otra información a los usuarios, como descripciones de contenido visual y organización de datos dispuestos en tablas.

Agregar una estructura a documentos mediante estilos y etiquetas durante el proceso de escritura es la forma más rápida y fiable de crear documentos accesibles. Prácticamente en todos los casos, los estilos y etiquetas agregados en una aplicación como Microsoft© Word se transfieren al guardar el documento en otro formato, como por ejemplo Adobe PDF o HTML.

Crear documentos de Microsoft© Word accesibles

Utilizar encabezados

Cree una estructura de encabezado consistente en Word utilizando estilos. Esto es distinto de solo cambiar el tamaño de la fuente o de colocar negritas. Configure los estilos de su documento o utilice una de las plantillas que Microsoft incluye con Word. En Word 2007 y 2010, para cambiar un bloque de texto, selecciónelo y luego haga clic en el estilo adecuado de la barra de herramientas. La forma de acceder a estilos y configurarlos varía en función de la versión de Word; consulte las instrucciones específicas en la ayuda de su versión.

Por regla general, no utilice más de un Encabezado 1 <H1> en una página. La etiqueta <H1> identifica el nivel superior de información en la estructura del documento. Encabezado 1 se utiliza para títulos de capítulo, encabezados de secciones principales y otras divisiones que representan el nivel superior de información. Utilice Encabezado 2 <H2> y encabezados de un número inferior para identificar subniveles de información del documento.

Cuando agregue etiquetas de encabezado, sea coherente e incluya cada nivel de la jerarquía donde corresponda con el fin de reflejar la organización del documento. Asegúrese de que a H1 le sigan, por este orden, H2, H3 y H4. No pase de H1 a H4 simplemente por motivos de formato; cambie los estilos de cada encabezado para cambiar el aspecto.

Texto alternativo para imágenes

Los lectores de pantalla utilizan texto alternativo para proporcionar a los usuarios información sobre las imágenes. En la mayoría de las versiones de Word, haga clic con el botón secundario y seleccione Formato de imagen. En el cuadro de diálogo, seleccione la opción Texto alternativo y escriba el texto alternativo. Sea breve y conciso para que los usuarios comprendan rápidamente qué está describiendo. La forma de introducir texto alternativo varía en función de la versión de Word; consulte las instrucciones específicas en la ayuda de su versión.

Word 2010 tiene dos campos de texto: Título y Descripción. Escriba el texto alternativo en el cuadro de texto Descripción para que, cuando convierta documentos de Word a PDF o HTML, el texto alternativo se convierta al nuevo formato. Los títulos no se convierten a otros formatos, por lo que tendrá que volver a introducirlos en el nuevo formato.

Tablas de datos

En documentos accesibles no se utilizan nunca tablas para formatear el diseño, ya que a los lectores de pantalla les resulta difícil comprender la arquitectura de la información y qué se presenta. Las tablas solo se utilizan para presentar datos. Para que un lector de pantalla interprete los datos de una tabla de tal modo que los usuarios puedan comprender cómo están organizados dichos datos, debe ser capaz de identificar qué celdas forman parte de la fila de encabezado y cuáles contienen datos. Se puede indicar que una fila se repite en la parte superior de cada página en el menú Propiedades de tabla de Word. Cuando se guarda como un PDF, la primera fila se identifica como encabezado de una tabla. Si el archivo de Word se guarda como HTML, los encabezados de tabla no se mantienen, sino que las celdas se etiquetan como <thead>. Las celdas de datos se etiquetan como <tbody>.

Cuando convierta el documento de Word a HTML, puede editar el documento HTML mediante un editor de texto u otra aplicación como Adobe Dreamweaver para agregar etiquetas de tabla específicas. Utilice <th> para etiquetar encabezados de tabla, <tr> para identificar el inicio de cada fila nueva y <td> para etiquetar celdas que contienen datos. Consulte el siguiente ejemplo. Por desgracia, no hay forma de etiquetar estos elementos en Word.

 

<thead>
        <tr>
            <th>Encabezado de columna 1</th>
            <th>Encabezado de columna 2</th>
        </tr>

</thead>
<tbody>
        <tr>
            <td>datos de tabla de la columna 1</td>
            <td>datos de tabla de la columna 2</td>
        </tr>
</tbody>

Enlaces

Crear enlaces en Word es muy fácil: basta con pegar la URL completa en una página. Al pulsar la barra espaciadora o Entrar, Word creará automáticamente un enlace. Cambie el texto del enlace por otro más descriptivo, ya que puede que la URL creada automáticamente no tenga sentido para un lector de pantalla. Si va a crear un documento de Word para imprimir y leer de forma electrónica, considere incluir tanto la URL como el enlace descriptivo en el texto. Por ejemplo:
Procedimientos iniciales para crear contenido de cursos accesible (http://ondemand.blackboard.com/r91/documents/getting_started_with_accessible_content.pdf)

Comprobador de accesibilidad de Windows Word 2010

Si utiliza Windows, Word 2010 integra una función denominada Comprobador de accesibilidad. Se trata de un excelente recurso que le ayudará a identificar y resolver problemas de accesibilidad. Para acceder al Comprobador de accesibilidad, vaya a Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Comprobar accesibilidad.

Crear documentos PDF accesibles

PDF (Portable Document Format) es un estándar abierto para formatear documentos. PDF crea archivos que tienen el mismo aspecto cuando se imprimen que cuando se intercambian de forma electrónica. Cuando comparta un archivo PDF, podrá leerlo casi todo el mundo usando el software gratuito Adobe Reader® o la aplicación móvil de Adobe Reader.

La mayoría de los archivos PDF se convierten desde una aplicación como Microsoft ©Word. Muchos programas y complementos pueden crear archivos PDF, pero muy pocos crean archivos PDF etiquetados. Las etiquetas de PDF proporcionan una estructura oculta y una representación textual del contenido de PDF para que pueda ser leído por un lector de pantalla. Las etiquetas de PDF son similares a las etiquetas de HTML y a los estilos de Word.

Adobe Acrobat es la aplicación original para crear documentos PDF y convertir otros documentos a PDF. Existen demasiadas combinaciones de software de creación y conversión de PDF como para describirlas todas en este tema. Si va a convertir un archivo de Word a PDF y ha creado un archivo de Word accesible usando etiquetas de encabezado, texto alternativo para gráficos, etc., Office 2010 puede crear PDF etiquetados de forma nativa. También se puede descargar e instalar el complemento de Adobe, denominado PDFMaker, para crear archivos PDF desde Word. Si utiliza versiones anteriores de Office, debe tener el complemento para crear archivos PDF etiquetados.

Si va a utilizar el complemento de Adobe, seleccione Guardar como Adobe PDF en el menú Archivo. En el cuadro de diálogo PDFMaker, seleccione Activar accesibilidad y reflujo con archivo Adobe PDF etiquetado en la pestaña Configuración. Si va a utilizar la opción para guardar nativa, seleccione Guardar como PDF. Antes de guardar el archivo, seleccione Opciones y, a continuación, Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad.

Adobe Acrobat X —y las versiones posteriores— tiene un comprobador de accesibilidad que analiza el PDF y le alerta de cualquier problema. El comprobador de accesibilidad le ayudará a resolver cualquier problema. También se puede modificar la codificación de la tabla usando el editor de tablas de la herramienta TouchUp Reading Order de Acrobat. Para obtener más información sobre cómo usar Adobe Acrobat para crear archivos accesibles, visite Adobe.com y busque "accesibilidad."